ビジネスメールは、「正しく」「速く」内容が伝わることが第一。

伝わらないメールは、非効率・非生産的・トラブル・信頼低下につながる。

 

朝活@富山の山口拓朗さんのセミナーの内容をまとめました！

 

伝わる文章３つのポイント

①「一文一義（いちぶんいちぎ）」

一文には一つの意味が基本。

長くなると、主語と述語がねじれたり、情報量が多すぎて内容が頭に入らなくなったりする。

「。」で区切って、接続詞をはさむと読みやすくなる。

 

②「具体的に書く」

✖「少し費用がかかります。」

→　読み手によって金銭感覚が違うので、「約５０万円」と数字を入れる。

 

✖こそあど言葉は、誤解に発展する恐れがある。

 

✖メール件名が「おつかれさまです」「おはようございます」

→「△△の件」と具体的に書くと、あとから検索できる。

 

③「読みやすい見た目にする」

話の区切りに、空白の行を挟む。

文字が多くて、黒っぽい文章は読みにくい。

 

伝わる文章の型

列挙の型の例

〇〇の件で、確認が３点ございます。

（１）◇◇。（２）△△。（３）✖✖。

以上、ご確認のほどお願いいたします。

 

成果を出すメール　２つのポイント

①冒頭で結論を示す

結論のあと、理由や詳細を書く。

 

②してもらいたい行動を明確に書く。

✖️「よろしくお願いいたします。」（何をよろしくなのか分からない）

→「明日までに、出欠のご返信をいただければ幸いです。」

 

ケース別　メール作成

①依頼文

あなたに頼みたい！という、相手の自己重要感を高める。

 

②催促文

「お手元に届いているでしょうか？」「念のため、本メールにも添付しておきます」と、逃げ道を用意しておく。

 

③断り文

「ご案内いただき、ありがとうございます」と、感謝を伝える。

そのあと理由を書き、「またの機会にご案内いただければ幸いです」と継続の意思を伝える。

 

④お礼文

「お誘いいただいてありがとうございました」だけでは✖。

喜びを具体的に書く。

 

返信メールで好意を獲得

上司から幹事を頼まれた場合、どんな返信をするか？

✖　承知いたしました。

△　日時はいつがよろしいでしょうか。

〇　日時・メニュー・予算などを提案して、先回り返信する。

相手の期待以上の返信をすることで、効率よく仕事を進めることができる。

 

まとめ

相手本位で書く。

読み手の誤解は書き手の責任。

メールは便利だけれど、万能ではない。

思いついたままの順番で書いた依頼文を送ると、相手はいったい何をすればよいのか困惑してしまいます。

（セミナー内で、私が実際に受信した困惑メールを山口拓朗さんに読んでもらいました。）

直接会話していたのならその場で確認することもできますが、メールで「これはこういうことでしょうか？」とも聞きづらいので、読み手の経験から勝手に判断してトラブルになるケースが多々あります。

 

今までの山口拓朗さんの文章術では、「余計なものはとにかく省く。情熱で書いて冷静で直す。」が鉄則でしたが、スピードが求められるメールは「誤解のないように丁寧に具体的に書くことも大切」ということがよく分かりました。

著書『伝わるメールが「正しく」「速く」書ける９２の法則』には、状況別の事例がさらに詳しく書いてあります。

９２の法則を取り入れ、内容と気持ちが伝わるメールを送れるようになりたいです。