ビジネスメールは、「正しく」「速く」内容が伝わることが第一。
伝わらないメールは、非効率・非生産的・トラブル・信頼低下につながる。
朝活@富山の山口拓朗さんのセミナーの内容をまとめました!
伝わる文章3つのポイント
①「一文一義(いちぶんいちぎ)」
一文には一つの意味が基本。
長くなると、主語と述語がねじれたり、情報量が多すぎて内容が頭に入らなくなったりする。
「。」で区切って、接続詞をはさむと読みやすくなる。
②「具体的に書く」
✖「少し費用がかかります。」
→ 読み手によって金銭感覚が違うので、「約50万円」と数字を入れる。
✖こそあど言葉は、誤解に発展する恐れがある。
✖メール件名が「おつかれさまです」「おはようございます」
→「△△の件」と具体的に書くと、あとから検索できる。
③「読みやすい見た目にする」
話の区切りに、空白の行を挟む。
文字が多くて、黒っぽい文章は読みにくい。
伝わる文章の型
列挙の型の例
〇〇の件で、確認が3点ございます。
(1)◇◇。(2)△△。(3)✖✖。
以上、ご確認のほどお願いいたします。
成果を出すメール 2つのポイント
①冒頭で結論を示す
結論のあと、理由や詳細を書く。
②してもらいたい行動を明確に書く。
✖️「よろしくお願いいたします。」(何をよろしくなのか分からない)
→「明日までに、出欠のご返信をいただければ幸いです。」
ケース別 メール作成
①依頼文
あなたに頼みたい!という、相手の自己重要感を高める。
②催促文
「お手元に届いているでしょうか?」「念のため、本メールにも添付しておきます」と、逃げ道を用意しておく。
③断り文
「ご案内いただき、ありがとうございます」と、感謝を伝える。
そのあと理由を書き、「またの機会にご案内いただければ幸いです」と継続の意思を伝える。
④お礼文
「お誘いいただいてありがとうございました」だけでは✖。
喜びを具体的に書く。
返信メールで好意を獲得
上司から幹事を頼まれた場合、どんな返信をするか?
✖ 承知いたしました。
△ 日時はいつがよろしいでしょうか。
〇 日時・メニュー・予算などを提案して、先回り返信する。
相手の期待以上の返信をすることで、効率よく仕事を進めることができる。
まとめ
相手本位で書く。
読み手の誤解は書き手の責任。
メールは便利だけれど、万能ではない。
思いついたままの順番で書いた依頼文を送ると、相手はいったい何をすればよいのか困惑してしまいます。
(セミナー内で、私が実際に受信した困惑メールを山口拓朗さんに読んでもらいました。)
直接会話していたのならその場で確認することもできますが、メールで「これはこういうことでしょうか?」とも聞きづらいので、読み手の経験から勝手に判断してトラブルになるケースが多々あります。
今までの山口拓朗さんの文章術では、「余計なものはとにかく省く。情熱で書いて冷静で直す。」が鉄則でしたが、スピードが求められるメールは「誤解のないように丁寧に具体的に書くことも大切」ということがよく分かりました。
著書『伝わるメールが「正しく」「速く」書ける92の法則』には、状況別の事例がさらに詳しく書いてあります。
92の法則を取り入れ、内容と気持ちが伝わるメールを送れるようになりたいです。
伝わるメールが「正しく」「速く」書ける92の法則 (アスカビジネス)
明日香出版社
売り上げランキング: 13,175
トラックバック URL
http://eiyou.work/wp-trackback.php?p=2402