ビジネスメールは「正しく」「速く」内容が伝わることが第一。

伝わらないメールは、非効率・非生産的・トラブル・信頼低下につながる。

 

朝活@富山山口拓朗さんのセミナーの内容をまとめました!

 

伝わる文章3つのポイント

①「一文一義(いちぶんいちぎ)」

一文には一つの意味が基本。

長くなると、主語と述語がねじれたり情報量が多すぎて内容が頭に入らなくなったりする。

「。」で区切って、接続詞をはさむと読みやすくなる。

 

②「具体的に書く」

✖「少し費用がかかります。」

→ 読み手によって金銭感覚が違うので、「約50万円」と数字を入れる。

 

こそあど言葉は、誤解に発展する恐れがある。

 

メール件名が「おつかれさまです」「おはようございます」

→「△△の件」と具体的に書くと、あとから検索できる。

 

③「読みやすい見た目にする」

話の区切りに、空白の行を挟む。

文字が多くて、黒っぽい文章は読みにくい。

 

伝わる文章の型

列挙の型の例

〇〇の件で、確認が3点ございます。

(1)◇◇。(2)△△。(3)✖✖。

以上、ご確認のほどお願いいたします。

 

成果を出すメール 2つのポイント

①冒頭で結論を示す

結論のあと、理由や詳細を書く。

 

②してもらいたい行動を明確に書く。

✖️「よろしくお願いいたします。」(何をよろしくなのか分からない

→「明日までに、出欠のご返信をいただければ幸いです。」

 

ケース別 メール作成

①依頼文

あなたに頼みたい!という、相手の自己重要感を高める。

 

②催促文

「お手元に届いているでしょうか?」「念のため、本メールにも添付しておきます」と、逃げ道を用意しておく。

 

③断り文

「ご案内いただき、ありがとうございます」と、感謝を伝える。

そのあと理由を書き、「またの機会にご案内いただければ幸いです」と継続の意思を伝える。

 

④お礼文

「お誘いいただいてありがとうございました」だけでは✖。

喜びを具体的に書く。

 

返信メールで好意を獲得

上司から幹事を頼まれた場合、どんな返信をするか?

✖ 承知いたしました。

△ 日時はいつがよろしいでしょうか。

〇 日時・メニュー・予算などを提案して、先回り返信する。

相手の期待以上の返信をすることで、効率よく仕事を進めることができる。

 

まとめ

相手本位で書く。

読み手の誤解は書き手の責任。

メールは便利だけれど、万能ではない。

思いついたままの順番で書いた依頼文を送ると、相手はいったい何をすればよいのか困惑してしまいます。

(セミナー内で、私が実際に受信した困惑メールを山口拓朗さんに読んでもらいました。)

直接会話していたのならその場で確認することもできますが、メールで「これはこういうことでしょうか?」とも聞きづらいので、読み手の経験から勝手に判断してトラブルになるケースが多々あります。

 

今までの山口拓朗さんの文章術では「余計なものはとにかく省く。情熱で書いて冷静で直す。」が鉄則でしたが、スピードが求められるメールは「誤解のないように丁寧に具体的に書くことも大切」ということがよく分かりました。

著書『伝わるメールが「正しく」「速く」書ける92の法則』には、状況別の事例がさらに詳しく書いてあります。

92の法則を取り入れ、内容と気持ちが伝わるメールを送れるようになりたいです。

 

伝わるメールが「正しく」「速く」書ける92の法則 (アスカビジネス)
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